Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Fagfolk Media AS behandler personopplysninger når du besøker nettsiden vår, kontakter oss eller sender inn skjema via nettsiden.

1. Behandlingsansvarlig

Fagfolk Media AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles gjennom nettsiden og i forbindelse med henvendelser til oss.

Virksomhet: Fagfolk Media AS
Organisasjonsnummer: 937 665 970
Adresse: Magnus Barfots gate 9, 5015 Bergen
E-post: post@fagfolkmedia.no
Telefon: 403 00 100

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

Vi behandler personopplysninger du selv gir oss når du kontakter oss, sender inn skjema eller bestiller en pakke.

Dette kan omfatte:

• navn

• firmanavn

• e-postadresse

• telefonnummer

• hvilken tjeneste eller pakke du er interessert i

• informasjon du selv skriver i meldingsfelt eller skjema

• eventuell videre kommunikasjon mellom deg og Fagfolk Media AS

Vi ber deg om å ikke sende sensitive personopplysninger gjennom kontaktskjemaet.

3. Hva vi bruker opplysningene til

Vi bruker personopplysningene til å:

• svare på henvendelser

• kontakte deg om tjenester du har vist interesse for

• følge opp bestilling eller forespørsel om pakke

• avklare behov, pris, oppstart og praktiske detaljer

• levere tjenester dersom du blir kunde

• administrere kundeforholdet

• oppfylle lovpålagte plikter, for eksempel regnskaps- og bokføringskrav

4. Behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger på følgende grunnlag:

Berettiget interesse:
Når du kontakter oss via nettsiden, e-post eller telefon, behandler vi kontaktopplysningene dine for å kunne svare på henvendelsen og følge opp eventuell interesse for våre tjenester.

Avtale eller tiltak før avtale:
Dersom du ber om tilbud, bestiller en pakke eller inngår avtale med oss, behandler vi personopplysninger som er nødvendige for å forberede, inngå og gjennomføre avtalen.

Rettslig plikt:
Noen opplysninger må vi behandle og lagre for å oppfylle lovpålagte krav, blant annet etter regnskaps- og bokføringsregelverket.

Samtykke:
Dersom vi på et senere tidspunkt bruker informasjonskapsler, analyseverktøy eller markedsføring som krever samtykke, vil vi be om dette før slik behandling starter.

5. Kontaktskjema og bestillingsskjema

Når du sender inn kontaktskjema eller bestillingsskjema på nettsiden, bruker vi opplysningene til å behandle forespørselen din og kontakte deg.

Skjemaene kan blant annet brukes til å sende oss informasjon om virksomheten din, hvilken tjeneste eller pakke du er interessert i, og hvordan vi kan nå deg. Ingen betaling skjer direkte på nettsiden med mindre dette tydelig fremgår.

Dersom du blir kunde hos oss, kan vi behandle materiale du eller virksomheten din sender til oss som en del av tjenesteleveransen. Dette kan for eksempel være bilder, videoer, tekst, logoer, prosjektinformasjon og annen informasjon som brukes til å produsere, redigere eller publisere innhold i sosiale medier.

Dersom materialet inneholder identifiserbare personer, for eksempel ansatte, kunder eller andre personer som vises i bilder eller videoer, kan dette regnes som personopplysninger. Kunden er ansvarlig for at nødvendig grunnlag foreligger for å dele slikt materiale med oss, med mindre annet er avtalt.

6. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre opplysningene etter lov.

Henvendelser fra personer eller virksomheter som ikke blir kunder, slettes eller anonymiseres normalt innen 12 måneder etter siste kontakt, med mindre det finnes en saklig grunn til å lagre opplysningene lenger.

Opplysninger knyttet til aktive kunder lagres så lenge kundeforholdet varer, og så lenge det er nødvendig for å levere tjenesten, følge opp avtalen, dokumentere kommunikasjon og håndtere praktiske eller økonomiske forhold.

Kundemateriale som bilder, videoer, tekst, prosjektinformasjon, publiseringsplaner og annet innholdsmateriale lagres så lenge det er nødvendig for å levere tjenesten, følge opp kunden og dokumentere utført arbeid, eller så lenge det følger av avtale med kunden.

Regnskaps- og fakturaopplysninger lagres i samsvar med gjeldende bokføringsregler. Sentralt regnskapsmateriale skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Når personopplysninger ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for, vil de bli slettet eller anonymisert.

7. Leverandører, underleverandører og samarbeidspartnere

Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter.

For å kunne drive nettsiden, følge opp henvendelser, levere tjenester og administrere kundeforhold, kan vi bruke leverandører, underleverandører og samarbeidspartnere. Dette kan blant annet omfatte leverandører av:

• nettside

• skjema og integrasjoner

• e-post

• skylagring

• prosjektstyring

• produksjon og redigering

• publisering

• kundedialog

• CRM

• fakturering og regnskap

Slike leverandører og samarbeidspartnere kan i noen tilfeller behandle personopplysninger på våre vegne. Dette kan for eksempel være kontaktopplysninger, prosjektinformasjon, bilder, videoer, tekstmateriale eller annet innhold som er nødvendig for å levere tjenesten.

Når en leverandør eller samarbeidspartner behandler personopplysninger på våre vegne, skal behandlingen skje i tråd med våre instrukser og gjeldende personvernregler. Der det er påkrevd, inngår vi databehandleravtale med leverandører som behandler personopplysninger for oss. En databehandleravtale skal sette en klar ramme for hvordan personopplysninger kan behandles på vegne av den behandlingsansvarlige.

Vi kan også bruke frilansere og samarbeidspartnere til produksjon, redigering, tekst, design, publisering og annet arbeid knyttet til sosiale medier. Slike samarbeidspartnere får kun tilgang til opplysninger og materiale som er nødvendig for å utføre oppgaven.

8. Overføring utenfor EU/EØS

Noen av våre leverandører, underleverandører eller samarbeidspartnere kan være etablert utenfor EU/EØS, eller kan ha teknisk tilgang til personopplysninger fra land utenfor EU/EØS.

Dersom personopplysninger overføres eller gjøres tilgjengelige utenfor EU/EØS, skal dette skje i tråd med gjeldende personvernregler. Dette kan for eksempel skje ved bruk av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser eller andre godkjente overføringsgrunnlag.

Vi vurderer hvilke opplysninger som er nødvendige å dele, og søker å begrense tilgangen til det som er nødvendig for å levere tjenesten. Fjerntilgang til personopplysninger fra land utenfor EØS kan også regnes som en overføring av personopplysninger.

9. Informasjonskapsler og analyse

Nettsiden kan bruke nødvendige tekniske løsninger for at siden skal fungere, for eksempel for visning av nettsiden, skjema og sikkerhet.

Dersom vi tar i bruk analyseverktøy, markedsføringsverktøy eller informasjonskapsler som ikke er strengt nødvendige, vil vi gi informasjon om dette og innhente samtykke der det kreves.

Vi bruker ikke informasjonskapsler til å selge personopplysninger til tredjeparter.

10. Dine rettigheter

Du har rett til å:

• be om innsyn i personopplysningene vi har om deg

• be om retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger

• be om sletting av personopplysninger

• be om begrensning av behandlingen

• protestere mot behandlingen

• be om dataportabilitet der vilkårene for dette er oppfylt

• trekke tilbake samtykke dersom behandlingen bygger på samtykke

Datatilsynet beskriver også at personer har rett til informasjon om hvordan opplysningene behandles, og at de kan klage til Datatilsynet dersom de mener behandlingen er ulovlig.

For å bruke rettighetene dine kan du kontakte oss på:

E-post: post@fagfolkmedia.no

11. Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personvernregelverket, kan du klage til Datatilsynet.

Vi setter pris på om du kontakter oss først, slik at vi kan forsøke å svare på spørsmål eller rette opp eventuelle feil.

12. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov. Den nyeste versjonen vil alltid være tilgjengelig på nettsiden vår.